Kilometerregistratie: hoe zit het ook alweer?

Het is alweer (bijna) 2024. Een nieuw jaar betekent ook een nieuwe administratie. Hoe zat het ook alweer met de kilometerregistratie voor de administratie? Wij frissen je geheugen in dit artikel graag even op.

Wanneer moet je een kilometerregistratie bijhouden?

Er zijn twee gangbare situaties waarbij het bijhouden van een kilometerregistratie verplicht is.

• Je rijdt een (lease)auto van de zaak zonder bijtelling
• Je rijdt met je privéauto zakelijke kilometers

Als je jouw leaseauto minder dan 500 kilometer per jaar voor privédoeleinden gebruikt, betaal je geen bijtelling. De belastingdienst verwacht echter wel dat je dit aan kunt tonen. Naast het invullen van een ‘verklaring geen privégebruik auto’, moet je dus een kilometerregistratie bijhouden.

Degene die denken dat ze geen 500 privékilometers gaan rijden en achteraf wel hun kilometers kunnen noteren, nemen daarmee een groot risico. Voor de belastingdienst ben je dan namelijk te laat. Met een aanslag, vaak verhoogd met boete, tot gevolg. Neem dus geen onnodige risico’s en zorg voor een goede administratie van je kilometers.

Voor kilometers die je zakelijk rijdt met jouw eigen auto, mocht je maximaal €0,19 per gereden kilometer declareren aan de zaak (onbelast). Sinds 1 janauri 2024 is dit gestegen naar €0,23 per kilometer. Ook daarbij is het van belang dat je de gereden kilometers aantoonbaar maakt met een goede rittenregistratie.

Waar moet jouw kilometerregistratie aan voldoen?

Is jouw kilometerregistratie van belang voor de bewijsvoering richting de belastingdienst, dan moet deze ook aan de eisen van de belastingdienst voldoen.

Vermeld in dat geval minimaal de volgende gegevens:

• Merk van de auto
• Type auto
• Kenteken
• Periode waarin je de auto hebt gebruikt

Behalve de algemene gegevens moet je elke rit die je rijdt registreren. Daarbij vermeld je per rit de volgende gegevens:

• Datum
• Beginstand kilometerteller
• Eindstand kilometerteller
• Vertrekadres
• Aankomstadres
• Route, indien je niet de meest gebruikelijke hebt genomen (b.v. door wegwerkzaamheden)
• Of het een privérit is of een zakelijke rit
• Aantal privékilometers indien het een gecombineerde rit betreft.

Belangrijk om te weten: rij je van kantoor naar jouw klant en weer terug dan ziet de belastingdienst dit als twee ritten. Zorg dat je dit in jouw rittenregistratie ook op die manier noteert.

Hoe maak je een kilometerregistratie?

Het belangrijkste is dat je de juiste gegevens bijhoudt. Dat kan op een kladje, of een overzicht in Excel. Hoe je het doet maakt in feite niet zoveel uit, althans niet voor de belastingdienst. Voor jezelf natuurlijk wel, want het zijn nogal wat gegevens die je per rit bij moet houden. Daarvoor moet je in elk geval pen en papier in je auto hebben liggen met daarnaast een flinke dosis discipline om het ook daadwerkelijk in te vullen.

Rittenregistratie apps

Waarom al dat gedoe met pen en papier en Excel als het ook makkelijker kan. Nagenoeg iedereen beschikt tegenwoordig over een smartphone met GPS. En laat daarvoor nou tal van apps beschikbaar zijn die je helpen met jouw rittenregistratie. Welke app het prettigst vind hangt af van jouw wensen en eisen. Techreview maakte in elk geval een overzicht van hun top 5 apps voor kilometerregistratie

Track en Trace

Voor veel van onze klanten laten we via onze partner AST Track en Trace een GPS tracker inbouwen. Op basis van GPS wordt tijdens elke rit automatisch de gewenste data vastgelegd. Alle benodigde informatie kun je vervolgens online inzien. De beschikbare rapportages voldoen ook nog eens aan de eisen van de belastingdienst. Rittenregistratie wordt dus ineens een stuk makkelijker met behulp van GPS.